5 consigli per eliminare le riunioni inutili

La maggior parte di noi può essere d’accordo nel dire che, sul posto di lavoro, non c’è nulla di più inefficiente (o frustrante) di una riunione inutile. Certo, può essere preziosa per discutere faccia a faccia di progetti e iniziative importanti, ma ad un certo punto diventa solo controproducente. E il non sapere quando e dove questa linea viene superata, sta diventando un problema diffuso, all’interno di molte imprese. Le riunioni non indispensabili costano alle aziende una cifra fuori di testa: 37 miliardi di dollari all’anno, secondo uno studio. E altre ricerche, nel frattempo, hanno dimostrato che gli impiegati passano più di 60 ore ogni mese in meeting del tutto improduttivi. La metà dei quali viene dipinto come una completa perdita di tempo.

Mentre la mia azienda è diventata sempre più grande, ho notato quanto sia davvero difficile porre un freno a queste riunioni. Il team originale che ha creato Hootsuite, la nostra piattaforma che si occupa di gestione dei social media, era composto da appena 7 persone. Adesso abbiamo più di 800 dipendenti e 10 milioni di utenti. Le riunioni sono un’assoluta necessità, ma la mia ossessione rimane quella di fare in modo che siano focalizzati e mirati alla risoluzione di un preciso problema.

Foto: Richard Rutter/Flickr CC

Foto: Richard Rutter/Flickr CC

 

Qui di seguito, ho individuato alcuni principi chiave che aiutano me e la mia squadra a non cadere nella trappola, che è sempre dietro l’angolo, della riunione improduttiva:

1. Dì semplicemente di no. Troppo spesso, i partecipanti ad una riunione non hanno la più pallida idea del perché siano lì presenti. Una riunione senza un chiaro oggetto è un inutile spreco di tempo.

Quindi, uno dei modi migliori per far sì che i vostri meeting siano produttivi, è non prenderne proprio parte. Affinate la vostra capacità di dire no sul posto di lavoro. Se siete invitati ad una riunione sulla quale nutrite qualche dubbio, non abbiate paura di dirlo all’organizzatore, e chiedetegli perché la vostra presenza è così necessaria.

Quindi, chiedetevi se è assolutamente necessario incontrarsi per affrontare il problema in questione. Può essere risolto via email, telefono o con un veloce scambio di opinioni faccia a faccia? Se sì, declinate educatamente l’invito, e suggerite un’alternativa più rapida.

2. Solo Vip: fate in modo che la lista sia ristretta. Se proprio una riunione deve essere fatta, fate in modo che nella lista dei partecipanti ci sia solo chi è assolutamente necessario. Steve Jobs ha sempre seguito alla lettera questo principio, e ha sempre fatto in modo che ad un meeting fossero presenti solo gli stretti e indispensabili, nonostante Apple fosse diventata una realtà globale enorme. E l’amministratore delegato di Google, Larry Page, ha una regola per la quale ad una riunione non possono partecipare più di dieci persone.

Un esercizio da fare, per iniziare, è quello di provare a far fuori la persona meno necessaria, ad ogni riunione. Non è una cosa che il vostro collega debba prendere sul personale: spiegategli che è semplicemente il modo migliore per rispettare il suo tempo prezioso.

3. Fate una prova generale. Come in una grande performance, la parte più importante di una riunione produttiva ha luogo prima ancora del fischio d’inizio. Se l’avete organizzata voi, prendetevi 5 minuti per controllare che tutto sia a posto. Assicuratevi che tutto sia nella giusta posizione, testate il proiettore, le attrezzature audio e video, ecc. Se dovete usare degli strumenti specifici per una live conference, controllate che siano pronti per l’uso, prima che i vostri colleghi arrivino.

Se si tende a evitare il lavoro di preparazione pensando che sia solo una perdita di tempo, considerate quanto costa tenere dieci persone sedute in una stanza, a girarsi i pollici, perché qualcosa non funziona. Se queste dieci persone sono dirigenti (e quindi hanno stipendi da manager) è facile rendersi conto che anche pochi minuti di improduttività costano moltissimo all’azienda.

4. Mettete nero su bianco azioni concrete. All’inizio di ogni riunione, scegliete una persona che prenda appunti. E che si assicuri di includere una sezione intitolata “risultati” o “azioni”. Dopo l’incontro, assicuratevi che questi appunti siano distribuiti a tutti i partecipanti del meeting, in modo che ognuno sappia esattamente cosa fare, e ne sia responsabile.

Senza questo accorgimento, può facilmente arrivare una sorta di amnesia collettiva. Le idee discusse vengono presto dimenticate e le cose da fare non vengono mai messe in pratica. Così da rendere quella riunione del tutto inconcludente, il che ci riporta alla vera questione: perché scomodarci con queste riunioni?

5. Tagliate corto. Solo pochissime riunioni hanno bisogno di più di 25 minuti. Ne ho viste migliaia, e lo so per certo. Questioni molto importanti possono essere risolte efficientemente in molto meno tempo. Sheryl Sandberg, di Facebook, è nota per avere un quaderno contenente la lista dei punti che devono essere discussi ad ogni riunione. Ogni volta che un punto è stato discusso, pone fine alla riunione, anche se sono passati appena 10 minuti.

Ai miei dipendenti, a Hootsuite, ho sempre detto di sentirsi liberi di alzarsi e andarsene da ogni meeting, se si rendono conto che a loro non serve sentire altro (anche da parte mia). Preferirei mille volte vederli lavorare alla loro scrivania, piuttosto che averli lì, seduti educatamente ad ascoltare e recepire informazioni che comunque non possono utilizzare. Provateci. È incredibilmente liberatorio tagliarsi fuori da una riunione nella quale si sente di non essere più indispensabile.

E perché 25 minuti? Pianificare riunione leggermente più corte dà alle persone un piccolo spazio di tempo nel quale possono rispondere alle email più urgenti, o possono spostarsi da una location all’altra. Lo stesso vale per la regola delle “ore di 50 minuti”.

Il guru della gestione aziendale Peter Drucker una volta ha detto: “Una persona o fa una riunione o lavora. Non può fare entrambe le cose allo stesso tempo”. Ha ragione. Nel nostro panorama lavorativo moderno, sembra che abbiamo tutti dimenticato che le riunione non prendono il posto del lavoro effettivo. Ma con alcuni accorgimenti di buonsenso (e con la volontà di dire “no”) potrebbe diventare possibile evitare la trappola delle riunioni inutili per tornare, finalmente, a fare in modo che le cose vengano effettivamente fatte.

 

Traduzione di Fabio Manfreda

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